Jak zbytečně prodlužované schůzky ničí vaši kariéru

Kalendář narvaný schůzkami je často jen tichý svědek obrovského plýtvání časem a penězi. Neproduktivní porady jsou drahé. Třeba americké firmy stojí porady ročně na mzdách neuvěřitelných 37 miliard dolarů.

To ale není všechno. Průměrný zaměstnanec takto promarní zhruba 31 hodin měsíčně. To je skoro celý pracovní týden! Porada, která měla původně sloužit ke spolupráci, se tak stala zabijákem produktivity číslo jedna.

Proč jsou schůzky tak často k ničemu?

Než začneme léčit, musíme pochopit nemoc. Špatné schůzky mají několik typických příznaků, které na sebe navazují jako domino. Setkání bez cíle je ten největší hřích. Přes 60 % zaměstnanců chodí na schůzky, u kterých ani v pozvánce není řečeno, proč se vlastně konají. Bez cíle se nemůžete připravit ani pozvat správné lidi. Takže je to jen sešlost ze zvyku, která nic nevyřeší a vede jen k naplánování další zbytečné schůzky. Dalším nešvarem jsou přeplněné zasedačky. Zveme lidi pro jistotu, nebo aby schůzka vypadala důležitěji. Každý člověk navíc ale zvyšuje náklady. Jeff Bezos z Amazonu proto zavedl „pravidlo dvou pizz“.  Na schůzce by nemělo být víc lidí, než kolik nakrmíte dvěma pizzami, maximálně tedy 8 lidí. Nejde o jídlo, ale o efektivitu. V menší skupině se lidé nebojí mluvit, cítí větší zodpovědnost a diskuze je mnohem věcnější.

Mnoho porad vypadá spíš jako přednáška šéfa než jako dialog. Jeden mluví, ostatní pasivně poslouchají. Téměř polovina lidí přiznává, že si na poradě občas i zdřímla. V horším případě vzniká kultura strachu, kde je bezpečnější mlčet než říct svůj názor. Vzniká tak iluze souhlasu a špatná rozhodnutí jsou na světě. I dobrá schůzka může selhat, pokud skončí do prázdna. Více než polovina lidí odchází z porad s pocitem, že vlastně neví, co se bude dít dál. Bez jasně daných úkolů, zodpovědných osob a termínů se odpovědnost rozplyne. Za týden se tak sejdete, abyste řešili to samé znovu. Schůzka se stává jen divadlem, které má vytvořit pocit, že se něco děje, i když se ve skutečnosti jen odkládá reálné rozhodnutí.

Business a podnikání

Multitasking: Ve skutečnosti toho nestihnete víc a výsledek bude horší

Dělat víc věcí najednou je skoro povinnost moderní doby. Mobil bzučí, e-maily se sypou, k tomu práce a ještě pocit, že musíme být pořád k dispozici. Multitasking má ale jeden háček – nefunguje. Místo větší efektivity přináší chaos, chyby a únavu.

Praktický návod na lepší porady

Přeměnit porady z pekla na produktivní nástroj není raketová věda. Chce to jen disciplínu a pár základních pravidel. Úspěch se z 80 % rodí ještě předtím, než se vůbec sejdete. Vždy si nejprve položte zásadní otázku: je tato schůzka opravdu nutná? Pokud ano, definujte pro ni jeden jediný, krystalicky jasný cíl, například „rozhodnout o finální podobě loga“. Tento cíl pak napište do pozvánky spolu s agendou, kterou rozešlete všem s dostatečným předstihem. Nakonec buďte nemilosrdní při výběru hostů. Zvěte opravdu jen ty, jejichž přítomnost je nezbytná. Všem ostatním bohatě postačí poslat zápis. Během samotné schůzky je klíčová role moderátora. Jeho úkolem je hlídat čas, držet se programu a postarat se, aby se ke slovu dostali i ti tišší. Musí umět zdvořile usměrnit dominantní řečníky a nápady, které nesouvisí s tématem, elegantně zapsat na pomyslné „parkoviště“, aby se na ně nezapomnělo. Každá porada musí skončit s jasným plánem. Posledních deset minut si proto vždy vyhraďte na shrnutí klíčových rozhodnutí a rozdělení konkrétních úkolů. U každého úkolu musí být naprosto zřejmé, KDO je za něj zodpovědný, CO přesně má udělat a DO KDY. Vše pak stvrďte stručným zápisem, který rozešlete do několika hodin po skončení.

Začněte myslet jinak

Skutečný průlom ale nespočívá jen v opravě starých porad, ale v poznání, že často existují lepší cesty. Pro běžné status reporty a sdílení informací je mnohem efektivnější asynchronní komunikace, tedy využití nástrojů jako Asana, sdílené dokumenty nebo krátká videa. Každý si informace zpracuje, až na to má čas, a nikdo není zbytečně vytrhován z hluboké práce. Další skvělou inspirací mohou být „tiché“ schůzky podle vzoru Amazonu. Místo prezentací se připraví promyšlený dokument a setkání začne dvaceti minutami tichého čtení. Teprve poté se spustí diskuze, do které jdou všichni se stejnými informacemi. Nevítězí tak nejhlasitější řečník, ale nejlepší myšlenka.

Pro menší týmy a brainstorming se zase skvěle hodí schůzky v chůzi. Pohyb prokazatelně podporuje kreativitu, odbourává pocit hierarchie a je samozřejmě zdravější. A konečně, pro rychlou denní synchronizaci týmů je ideální krátký denní „stand-up“ vestoje, kde každý stručně řekne, co udělal, co udělá a co ho blokuje.

Business a podnikání

Jste ještě normální, nebo už nemocný workoholik: Ukážeme vám, jak poznat hranici posedlosti prací

Existují lidé, kteří mají práci rádi. Pak jsou tací, kteří ji milují. A pak přichází kategorie těch, kteří jí obětují všechno. Spánek, vztahy, nedělní obědy i narozeniny babičky. Když se práce stane centrem vesmíru, všechno ostatní začíná pomalu odpadávat jako listí na podzim. A najednou už nejde o zdravé nasazení, ale o posedlost, která si tiše brousí drápky.

Získejte zpět svůj čas

Lékem na špatné porady není žádný zázračný trik, ale změna myšlení. Klíčové slovo je záměrnost. Než příště automaticky vytvoříte v kalendáři novou schůzku, zeptejte se sami sebe: „Jaký je nejlepší a nejefektivnější způsob, jak dosáhnout tohoto cíle?“ Staňte se nositelem změny vy. Zkuste si na týden udělat audit vlastního kalendáře. Zpochybňujte, ptejte se a navrhujte alternativy. Opravit kulturu schůzek je zodpovědnost všech a odměnou je nejen vyšší produktivita, ale hlavně více času a méně frustrace. Je čas přestat měřit práci na hodiny prosezené na poradách a začít ji měřit podle skutečných výsledků.

Zdroje: czechstartups, managementnews