Potřebujete informační systém, ale nevíte, jak se poprat s výběrem?

Implementace informačního systému je pro firmu zásadním rozhodnutím, které vyžaduje pečlivé zvážení a plánování. Vhodně zvolený systém může významně zefektivnit provoz a přispět k lepším hospodářským výsledkům, zatímco nesprávné řešení může podnik naopak vyjít draho. V tomto článku najdete několik zásadních doporučení, díky nimž minimalizujete riziko přešlapu.

Identifikujte potřeby svého podniku

Před samotným výběrem informačního systému je nezbytné identifikovat konkrétní potřeby vašeho podnikání. Zamyslete se nad tím, jaké procesy a funkce musí informační systém zvládat (např. účetnictví, řízení zásob, řízení vztahů se zákazníky (CRM) nebo elektronické obchodování), a až poté se zaměřte na hledání řešení, které plně či z větší části odpovídá vaším požadavků.

Posviťte si na různé systémy

Dalším krokem je zkoumání dostupných informačních systémů. Hledejte softwarové aplikace, které nabízejí funkce a možnosti odpovídající vašim potřebám. Důraz klaďte na klíčové vlastnosti, jako jsou škálovatelnost, jednoduché použití, snadná implementace a vysoká míra zabezpečení. Nápomocné by vám mohly být i recenze uživatelů – získáte díky nim představu o tom, jak se daný systém osvědčil v praxi.

Po zúžení výběru je důležité produkty vyhodnotit a definovat poměr cena/výkon. Naprosté většině menších, středně velkých a často i větších firem vyhovují modulové podnikové informační systémy, které nabízí možnost růstu (tj. doplnění o další moduly) – např. OSVČ či malá firma může zpočátku potřebovat spíše pokročilý účetní systém. Pokud je to možné, vyzkoušejte si systém pomocí bezplatné zkušební verze nebo demoverze.

Určete si svůj rozpočet

Při výběru informačního systému je zcela zásadní stanovit rozpočet. Nezapomeňte však zohlednit jak počáteční, tak průběžné náklady – počítejte s položkami, jako jsou licenční poplatky a údržba. Nezanedbatelné bývají i náklady na školení a implementaci.

Bezpečnost

Bezpečnost je v případě podnikových informačních systémů velmi důležitým tématem. S nárůstem kybernetických útoků se stalo nezbytným chránit podniková data a informace před neoprávněným přístupem. Podniky proto musí disponovat zavedenou komplexní bezpečnostní strategii, pomocí které ochrání svá data a informace před škodlivými hrozbami.

Bezpečnostní strategie pro podnikový informační systém by měla zahrnovat zásady a postupy pro správu přístupu k datům, aplikacím a dalším digitálním aktivům. Měla by také zahrnovat metody monitorování a reakce na bezpečnostní incidenty, jakožto i opatření pro prevenci neoprávněného přístupu do systému.

Získejte zpětnou vazbu od uživatelů

Bezprostředně po implementaci se zeptejte zaměstnanců na jejich zkušenosti a uživatelský zážitek se systémem. Požádejte je o zpětnou vazbu a posuďte, zda bude systém ku prospěchu podniku, nebo naopak jeho brzdou.

Pamatujte, že výběr informačního systému je zásadní rozhodnutí, které by se nemělo brát na lehkou váhu. Dodržováním výše uvedených doporučení minimalizujete riziko, že utratíte peníze za nevhodné řešení.